/ martes 26 de enero de 2021

Comunicación institucional

En todas las organizaciones siempre hay cosas que comunicar, aunque las preguntas siempre han sido: ¿de qué manera hacerlo?, ¿cuándo hacerlo?, ¿hacia quién dirigir los mensajes? Esta es justamente la cuestión de la que nos ocuparemos en esta columna.

Veremos en primer lugar los elementos que requiere la comunicación institucional, un concepto que María José Canel define así en su libro Comunicación de las instituciones públicas (Tecnos, 2007): “Conjunto de reglas, principios, procedimientos y aplicaciones de la comunicación de intención persuasiva que, con recursos psicológicos e informativos, llevan a cabo las instituciones para influir en los destinatarios con el fin de conseguir en éstos una adhesión permanente para ejercer y distribuir poder, y realizar el bien público”.

La comunicación institucional está relacionada estrechamente con los objetivos de la organización. De acuerdo con el Seminario Elementos de Comunicación Institucional, la herramienta en cuestión cumple, entre otras funciones, las siguientes: informar sobre procesos internos, tomar decisiones, solucionar problemas, diagnosticar la realidad, posibilitar funciones de dirección y de mando, apoyar las acciones internas y externas mediante estrategias que permitan definir aquellas que sirvan y contribuyan a la imagen positiva de la organización, informar al público interno y externo, relacionar a los individuos en la organización.

La comunicación en el ámbito laboral afecta directamente el clima organizacional, un tema de actualidad e importancia para las organizaciones interesadas en que sus empleados se sientan bien desempeñando sus funciones. Aldo Arce Cappelletti define dicho concepto como “la percepción que tienen los miembros de una organización de su funcionamiento estructural y dinámico, esta percepción influye en los niveles de satisfacción y motivación en la disposición a permanecer en la organización y en el desempeño del personal”.

En la comunicación institucional o corporativa -relacionada con el marketing, la publicidad y las relaciones públicas- no es suficiente el envío de mensajes unidireccionales por parte de los directivos a empleados y clientes, como solía hacerse en el pasado, y como se hace todavía en algunas empresas y organizaciones. Se requiere la existencia de comunicación en otro nivel, que fluya en todas direcciones.

Hablemos ahora de dos tipos diferenciados de comunicación institucional: la vertical y la horizontal. La primera se produce entre subordinados y jefes (ascendente) y viceversa (descendente). La segunda fluye entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. El éxito o fracaso de las organizaciones dependerá mucho de la forma en que sus integrantes se comuniquen entre sí, y de lo que como grupo comuniquen también al público.

En síntesis, se trata de un tema que tiene que ver con el ambiente que las prácticas y actitudes de los directivos generan dentro de una empresa para relacionarse entre sí, con proveedores y clientes.

Las empresas de hoy no pueden limitarse a transmitir normas, instrucciones, metas, estrategias e información institucional a sus empleados. Se necesita mucho más para generar un clima laboral óptimo, para lo cual no se requieren grandes inversiones, sino mostrar interés en el proceso comunicativo y dirigir el interés y esfuerzos en el personal, descubrir sus potencialidades y fomentar su nivel de confianza, pensando siempre en la rentabilidad de la empresa.

La comunicación institucional tiene como objetivo el establecimiento de relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige. Esta disciplina capacita a las instituciones para saber utilizar las herramientas de comunicación institucional, tanto las internas como las externas; reducir las distancias entre directivos y empleados; informar sobre sus actividades al público interno y externo; eficientizar los mensajes ascendentes, descendentes y horizontales; mantener abiertos los canales de comunicación externo, incluso en circunstancias desfavorables; abandonar los obsoletos formatos unidireccionales (memorándums, folletos, boletines, etcétera); dejar la percepción de que la comunicación externa es más importante que la interna; trabajar en la cultura colaborativa y dejar la jerárquica; transformar la comunicación unidireccional en bidireccional; profesionalizar a los directivos para mejores resultados en materia de comunicación; utilizar canales que implican una mayor participación e interactividad; conocer a otras organizaciones del ramo, para saber cómo es su trabajo y cuál su productividad.

Quiero señalar, por último, que la comunicación es elemental en todos los aspectos de la vida, sobre todo en las instituciones, cuya productividad y éxito depende del abandono de los errores comunicativos más frecuentes y comunes, seis de ellos mencionados en el artículo "Errores de comunicación que pueden lastrar (y mucho) una empresa", publicado en la revista española Emprendedores: 1) Falta de claridad en los mensajes; 2) opacidad con las expectativas; 3) señalar con el dedo; 4) el silencio como costumbre; 5) el perjudicial exceso de comunicación, y 6) realizar críticas poco constructivas.

¡Hasta la próxima!

Por Armando Maya Castro

Twitter: @armayacastro

En todas las organizaciones siempre hay cosas que comunicar, aunque las preguntas siempre han sido: ¿de qué manera hacerlo?, ¿cuándo hacerlo?, ¿hacia quién dirigir los mensajes? Esta es justamente la cuestión de la que nos ocuparemos en esta columna.

Veremos en primer lugar los elementos que requiere la comunicación institucional, un concepto que María José Canel define así en su libro Comunicación de las instituciones públicas (Tecnos, 2007): “Conjunto de reglas, principios, procedimientos y aplicaciones de la comunicación de intención persuasiva que, con recursos psicológicos e informativos, llevan a cabo las instituciones para influir en los destinatarios con el fin de conseguir en éstos una adhesión permanente para ejercer y distribuir poder, y realizar el bien público”.

La comunicación institucional está relacionada estrechamente con los objetivos de la organización. De acuerdo con el Seminario Elementos de Comunicación Institucional, la herramienta en cuestión cumple, entre otras funciones, las siguientes: informar sobre procesos internos, tomar decisiones, solucionar problemas, diagnosticar la realidad, posibilitar funciones de dirección y de mando, apoyar las acciones internas y externas mediante estrategias que permitan definir aquellas que sirvan y contribuyan a la imagen positiva de la organización, informar al público interno y externo, relacionar a los individuos en la organización.

La comunicación en el ámbito laboral afecta directamente el clima organizacional, un tema de actualidad e importancia para las organizaciones interesadas en que sus empleados se sientan bien desempeñando sus funciones. Aldo Arce Cappelletti define dicho concepto como “la percepción que tienen los miembros de una organización de su funcionamiento estructural y dinámico, esta percepción influye en los niveles de satisfacción y motivación en la disposición a permanecer en la organización y en el desempeño del personal”.

En la comunicación institucional o corporativa -relacionada con el marketing, la publicidad y las relaciones públicas- no es suficiente el envío de mensajes unidireccionales por parte de los directivos a empleados y clientes, como solía hacerse en el pasado, y como se hace todavía en algunas empresas y organizaciones. Se requiere la existencia de comunicación en otro nivel, que fluya en todas direcciones.

Hablemos ahora de dos tipos diferenciados de comunicación institucional: la vertical y la horizontal. La primera se produce entre subordinados y jefes (ascendente) y viceversa (descendente). La segunda fluye entre personas que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. El éxito o fracaso de las organizaciones dependerá mucho de la forma en que sus integrantes se comuniquen entre sí, y de lo que como grupo comuniquen también al público.

En síntesis, se trata de un tema que tiene que ver con el ambiente que las prácticas y actitudes de los directivos generan dentro de una empresa para relacionarse entre sí, con proveedores y clientes.

Las empresas de hoy no pueden limitarse a transmitir normas, instrucciones, metas, estrategias e información institucional a sus empleados. Se necesita mucho más para generar un clima laboral óptimo, para lo cual no se requieren grandes inversiones, sino mostrar interés en el proceso comunicativo y dirigir el interés y esfuerzos en el personal, descubrir sus potencialidades y fomentar su nivel de confianza, pensando siempre en la rentabilidad de la empresa.

La comunicación institucional tiene como objetivo el establecimiento de relaciones de calidad entre la institución y los públicos a los que se dirige. Esta disciplina capacita a las instituciones para saber utilizar las herramientas de comunicación institucional, tanto las internas como las externas; reducir las distancias entre directivos y empleados; informar sobre sus actividades al público interno y externo; eficientizar los mensajes ascendentes, descendentes y horizontales; mantener abiertos los canales de comunicación externo, incluso en circunstancias desfavorables; abandonar los obsoletos formatos unidireccionales (memorándums, folletos, boletines, etcétera); dejar la percepción de que la comunicación externa es más importante que la interna; trabajar en la cultura colaborativa y dejar la jerárquica; transformar la comunicación unidireccional en bidireccional; profesionalizar a los directivos para mejores resultados en materia de comunicación; utilizar canales que implican una mayor participación e interactividad; conocer a otras organizaciones del ramo, para saber cómo es su trabajo y cuál su productividad.

Quiero señalar, por último, que la comunicación es elemental en todos los aspectos de la vida, sobre todo en las instituciones, cuya productividad y éxito depende del abandono de los errores comunicativos más frecuentes y comunes, seis de ellos mencionados en el artículo "Errores de comunicación que pueden lastrar (y mucho) una empresa", publicado en la revista española Emprendedores: 1) Falta de claridad en los mensajes; 2) opacidad con las expectativas; 3) señalar con el dedo; 4) el silencio como costumbre; 5) el perjudicial exceso de comunicación, y 6) realizar críticas poco constructivas.

¡Hasta la próxima!

Por Armando Maya Castro

Twitter: @armayacastro